Как студенту ознакомиться с личным делом

Утверждено

на заседании

Педагогического

Совета техникума

от _____________

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОГБОУ СПО «ИАТ»

____________

«____»__________2013 г.

Система менеджмента качества

ПОЛОЖЕНИЕ

О комплектовании личных дел студентов

СМК.3-ПТ-4.2.3-05.2-2013

Версия 01

Иркутск

Введено взамен Положения о комплектовании личных дел студентов от 2012 г.

Согласовано:

Представитель руководства

по качеству

Зам. директора по УВР ____________

Дата введения в действие «____»__________2013 г.,

приказ по техникуму № __________________

Настоящий документ является внутренним документом ОГБОУ СПО «ИАТ»

1. Общие положения

1.1. Данное Положение устанавливает единые требования к комплектованию личных дел студентов, обучающихся в техникуме.

1.2. Положение о комплектовании личных дел студентов (далее — Положение) разработано в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации (приложение 1) и локальными нормативными актами техникума.

1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях техникума, ответственных за комплектование личных дел обучающихся.

1.4. Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. Ответственность за соблюдение установленных Положением требований возлагается на руководителей структурных подразделений.

2. Формирование личных дел

2.1. Личное дело поступающего формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими правилами приема и Положением о приемной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел поступающих возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.

2.3 Личные дела зачисленных лиц приемная комиссия передает в отдел кадров не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года.

На момент передачи личного дела оно должно содержать следующие документы:

обязательные документы:

— личное заявление;

— оригинал документа об образовании государственного образца;

— копия документа об образовании государственного образца, заверенная;

— 6 фотографий размером 3х4;

— результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:

а) свидетельство о результатах ЕГЭ;

— лист внутренней описи (приложение 2);

— учебная карточка студента (приложение 3).

дополнительные документы:

— договор на оказание платных образовательных услуг;

— заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);

— копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;

— копии документов, подтверждающих особые права при поступлении в учебное заведение, в т. ч. для лиц с ограниченными возможностями здоровья (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т. д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.), подтверждающих право на льготы, медицинскую справку (В соответствии с Постановлением правительства № 000 от14 августа 2013 г.).

2.4. При зачислении студента на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.3, должны быть:

— академическая справка, выданная ОУ, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;

— документ о среднем общем образовании;

— индивидуальный график обучения (ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах).

2.5. При переводе студента, обучавшегося в другом ОУ, в личном деле должны быть следующие документы:

— заявление о переводе;

— академическая справка, выданная ОУ, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;

— 6 фотографий размером 3х4;

— документ об образовании.

2.6. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются в архив техникума по описи для хранения.

3. Ведение личных дел в период обучения

3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на специалиста по кадрам и военно-учетному столу.

3.2. В личное дело студента подшиваются:

— лист внутренней описи (приложение 2);

— выписки из приказов по данному студенту о зачислении, предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях, о смене фамилии, о завершении обучения по основной профессиональной образовательной программе подготовки с указанием степени выдаваемого диплома (с отличием, без отличия) и присваиваемой квалификации и т. п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);

— выписки из приказов о переводе студента с курса на курс;

— подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

— копии академической справки;

— копии дополнительных соглашений к договорам об оплате за обучение для студентов на платной основе (в недельный срок с момента подписания);

Личные заявления должны иметь резолюции заместителя директора по учебно-воспитательной работе (далее — УВР) .

3.3. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.

3.4. При отчислении из техникума в личное дело вносятся:

— выписка из приказа об отчислении;

— учебная карточка студента;

— студенческий билет и зачетная книжка;

— копия документа об образовании, полученного в, ОУ и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием срока обучения);

— копия академической справки;

— копия документа об образовании, представленного студентом на момент зачисления в техникум (в случае, если в деле хранился подлинник);

— обходной лист;

— внутренняя опись документов;

3.5. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит следующие сведения: регистрационный номер личного дела, наименования, порядковые номера, даты документов дела, количество занимаемых листов. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

3.6. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ.

3.7. В случае утраты/порчи личного дела студента составляется акт его об утере/порче и формируется новое личное дело.

4. Хранение личных дел

4.1. В период поступления и обучения личные дела студентов хранятся в соответствующем структурном подразделении. Доступ к личным делам имеют только специалист по кадрам и военно-учетному столу, заместители директора, куратор группы.

4.2. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по УВР.

4.3. Личные дела обучавшихся, отчисленных из техникума, хранятся в отделе кадров не более одного года после отчисления, а затем сдаются в архив теххникума.

5. Подготовка личных дел к сдаче в архив

5.1. Листы в личном деле подшиваются на скоросшиватель на два прокола в хронологической последовательности в отделе кадров.

5.2. Нумерация листов в деле производится простым карандашом в правом верхнем углу по мере поступления документов в дело. Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются.

5.3. Личные документы (аттестат, и др.) выдаются на руки выпускнику под расписку.

5.4. Обложка личного дела оформляется синей или черной пастой. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. Наклейки не допускаются.

5.5. Обложка содержит следующую информацию:

— полное наименование техникума;

— наименование профессии/специальности, форму обучения (очно, заочно, очно-заочно). При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке;

— фамилию, имя, отчество (разборчиво). При смене фамилии прежняя заключается в скобки, новая пишется рядом;

— дату начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении);

— дату окончания комплектования личного дела (дата приказа об отчислении).

5.6. Скрепки из личных дел удаляются.

5.7. После завершения комплектования личного дела подшивается заверительный лист с записью:

« В данном деле прошито и пронумеровано_________________________ листов».

цифрой (прописью)

Дата, должность Роспись Расшифровка подписи

5.8. Личные дела лиц, обучающихся по основным образовательным программам, вносятся в сдаточную опись по году окончания или отчисления по алфавиту до четвертой буквы фамилии.

5.9. При сдаче в архив личное дело получает номер по сдаточной описи.

Приложение 1

к Положению о комплектовании личных дел студентов

Нормативные правовые акты

1. Федеральный Закон — ФЗ «Об образовании»

2. Федеральный закон от 01.01.2001 «О персональных данных»

3. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

4. Федеральный закон от 01.01.2001 «Об опеке и попечительстве»

5. Федеральный закон — ФЗ «О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей – сирот и детей, оставшихся без попечения родителей»

6. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»

7. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

8. Постановление Правительства РФ «Об утверждении требований к защите персональных при из обработке в информационных системах персональных данных»

9. Постановление Правительства РФ «О Федеральной службе государственной статистики»

10. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрено решением коллегии Росархива от 01.01.2001)

10. Приказ Роскомнадзора «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»

11. Приказ Минобрнауки РФ «Об утверждении порядка формирования и ведения федеральных баз данных и баз данных субъектов Российской Федерации об участниках единого государственного экзамена и о результатах единого государственного экзамена, обеспечения их взаимодействия и доступа к содержащейся в них информации»

12. Письмо Минобрнауки РФ «Об утверждении Порядка приема в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессиональго образования»

13. Письмо Рособразования -110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»)

14. Устав

15. Правила приема

Приложение 2

к Положению о комплектовании

личных дел студентов

ОПИСЬ

документов, имеющихся в личном деле № _____

_________________________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

№ п/п

Наименование документа

Дата включения документа в личное дело

Количество листов

Дата изъятия документа

Кем изъят документ, и по какой причине

1

Заявление

2

Аттестат (диплом)

3

Копия аттестата (диплома)

4

Договор оказания образовательных услуг

5

Учебная карточка

6

Прочие документы:

7

Прочие документы:

8

9

10

Итого ___________________________________________ документов.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *